Transformasi Perpustakaan Dan Kearsipan Berbasis Inklusi Sosial

Transformasi Perpustakaan Dan Kearsipan Berbasis Inklusi Sosial

Pengantar

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Karunia –Nya, sehingga penyusunan Karya Tulis yang berjudul ” Transformasi Perpustakaan dan Kearsiapan Berbasis Inklusi Sosial“.

Penyusunan Karya Tulis ini, disampaikan sebagai salah satu syarat bagi penulis sebagai pelamar pada Lelang Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama untuk Posisi Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara.

           

Penulis perlu menyampaikan rasa terima kasih kepada ;

1.      Bupati, Wakil Bupati serta Sekretaris Daerah Kabupaten Aceh Utara, yang telah memberikan kesempatan bagi penulis mengikuti Seleksi Lelang Jabatan Pimpinan Tinggi Pratma di lingkungan Pemerintah Kabupaten Aceh Utara;

2.      Tim Seleksi  yang telah menerima semua persyaratan yang telah ditentukan dan memberikan kesempatan bagi penulis untuk mengikuti seluruh tahapan seleksi sampai dengan dinyatakan selesai;

3.      Semau pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan sehingga penulis dapat menyelesaikan karya tulis ini.

         

Akhir kata, harapan penulis, semoga Karya Tulis ini dapat menjadi salah satu bahan masukan dalam perumusan Perbaikan Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara dikemudian hari.  

Hormat Penulis

    Yulizar, S.Sos., M. Si 

Transformasi Perpustakaan Dan Kearsipan Berbasis Inklusi Sosial

Transformasi Perpustakaan Dan Kearsipan Berbasis Inklusi Sosial

BAB I

PENDAHULUAN

A.      LATAR BELAKANG    

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan pada pasal 2 menyebutkan bahwa perpustakaan diselenggarakan berdasarkan asas pembelajaran sepanjang hayat, demokrasi,  keadilan,  keprofesionalan,  keterbukaan,  keterukuran dan kemitraan. 

Hal ini menunjukkan bahwa perpustakaan mengemban amanah sebagai tempat pembelajaran dan kemitraan bagi masyarakat yang dikelola secara profesional dan terbuka bagi semua kalangan sehingga dapat mewujudkan masyarakat yang berkeadilan dan dapat diukur capaian kinerja bagi kesejahteraan masyarakat. Pembelajaran sepanjang hayat merupakan kata kunci dalam pengembangan transformasi perpustakaan berbasis inklusi sosial. 

Perpustakaan dapat mengambil peran bukan hanya sebagai pusat informasi, lebih dari itu perpustakaan dapat bertransformasi menjadi tempat dalam pengembangan diri masyarakat sehingga dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat.

Transformasi perpustakaan berbasis inklusi sosial merupakan wujud perpustakaan sebagai pembelajaran sepanjang hayat. Di mana perpustakaan bukan hanya sebagai pusat sumber informasi tetapi lebih dari itu sebagai tempat mentrasformasikan diri sebagai pusat sosial budaya dengan memberdayakan dan mendemokratisasi masyarakat dan komunitas lokal  dalam upaya peningkatan kesejahteraan masyarakat.

Sementara itu, Dalam pelaksanaan kegiatan pada sebuah lembaga/instansi yang semakin maju dan berkembang, maka semakin banyak pula data-data, berkas maupun arsip yang terkumpul dan disimpan karena masih mempunyai nilai guna. Sehingga perlu penyimpanan secara sistematis sehingga apabila dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah dan cepat.

Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan kehidupan suatu lembaga/instansi oleh karena itu untuk menjaga daur hidup arsip dari mulai tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya, diperlukan sistem yang baik dan proses benar benar. Disini arsip merupakan suatu rekaman dari suatu kegiatan dan catatan suatu informasi tentang suatu hal. Arsip yang ada pada suatu lembaga/instansi merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara, juga berfungsi menyediakan bahan bukti untuk pertanggung jawaban kegiatan organiasi yang bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan pengambilan keputusan atau kebijaksanaan baru oleh pimpinan lembaga/instansi yang memerlukan data kearsipan.

B.       TUJUAN

rangka pengisian Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama di esalon II.b dilingkungan Pemerintah Kabupaten Aceh Utara Tahun 2019, Pemerintah Kabupaten Aceh Utara telah membentuk Tim Seleksi Terbuka Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama, salah satunya adalah Posisi  Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsiapan Kabupaten  Aceh Utara.

Berkaitan dengan perihal tersebut diatas, maka Tujuan penulis membuat Karya Tulis dengan Judul  “Transformasi Perpustakaan dan Kearsipan Berbasis Inklusi Sosial “, guna memenuhi salah satu persyaratan yang telah ditetapkan oleh Panitia Seleksi .

Sedangkan maksud dari Karya Tulis ini,  kiranya dapat menjadi salah satu bahan masukan dan pertimbangan dalam perumusan capaian target kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kebupaten Aceh Utara dimasa yang akan datang.

C.       LANDASAN  YURIDIS

Penyusunan karya tulis ini  dilandasi oleh aspek yuridis, antara lain :

1.       Undang-undang Nomor 43 tentang Tahun 2009 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan;

2.       Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 14 Tambahan Lembaga Negara Republik Indonesia Nomor 4846);

3.       Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan;

4.       Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan;

5.       Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);

6.       Surat Edaran Menteri  Aparatur Negara RI Nomor SE/06/M.PAN/3/2005 tentang Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana;

BAB II

PERMASALAHAN

A.      IDENTIFIKASI MASALAH

A.1. Bidang Perpustakaan

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007,  perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.

Perpustakaan diselenggarakan berdasarkan asas pembelajaran sepanjang hayat, demokrasi, keadilan, keprofesionalan, keterbukaan, keterukuran, dan kemitraan. Perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa.

Perpustakaan berbasis inklusi sosial, yaitu perpustakaan proaktif yang dapat membantu idividu dan masyarakat untuk mengembangkan keterampilan dan kepercayaan diri, dan membantu meningkatkan jejaring sosial. Perpustakaan juga mendukung komunitas, orang dewasa dan keluarga untuk belajar di perpustakaan.

Dari uraian di atas, ada satu benang merah yang dapat ditarik bahwa perpustakaan adalah tempat untuk melayankan informasi melalui koleksi bahan pustaka yang dimilikinya. Keberadaan suatu perpustakaan adalah untuk memberdayakan masyarakat agar memiliki kesadaran informasi yang baik. Kesadaran akan arti penting informasi inilah yang lazim disebut dengan literasi informasi.

A.2. Bidang Kearsipan

Pengelolaan kearsipan pada dasarnya merupakan salah satu kegiatan yang ditujukan untuk mengelola segala dokumen-dokumen yang ada dalam suatu organisasi atau instansi yang dapat digunakan sebagai penunjang aktivitas organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya.

Berdasarkan Pasal 3 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 antara lain dirumuskan  bahwa tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah: (a)  menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan  oleh  lembaga  negara,  pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional, (b) menjamin ketersediaan arsip autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah, (c) menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, (d) menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak  keperdataan rakyat  melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang  autentik  dan  terpercaya, (e) mendinamiskan  penyelenggaraan kearsipan  nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu, (f) menjamin  keselamatan  dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, (g) menjamin keselamatan  aset  nasional  dalam  bidang  ekonomi, sosial,  politik  budaya, pertahanan,  serta  keamanan  sebagai  identitas  dan  jati  diri  bangsa  dan (h)  meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip  yang autentik dan terpercaya.

Dari uraian di atas, maka dapat diketahui arti  pentingnya  kearsipan  yaitu mempunyai jangkauan yang amat luas. Di mana kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatannya.

B.            PERUMUSAN MASALAH

Dari hal tersebut diatas, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :

1.      Bidang Perpustakaan

a.       Pemanfaatan Teknologi Informasi Perpustakaan belum optimal. Dengan makin transparannya batas antara negara dan wilayah, maka suka atau tidak suka perpustakaan harus menerima perkembangan teknologi informasi dan mengaplikasikannya ke dalam layanan-layanan perpustakaan, sehingga kualitas pelayanan yang ada di perpustakaan akan meningkat. Membanjirnya informasi mengharuskan perpustakaan untuk bisa selalu mengadopsi informasi informasi baru yang selalu berkembang untuk kepentingan masyarakat penggunanya. Sehingga adanya layanan online di perpustakaan merupakan keharusan.

b.      Sumber Daya Manusia. Perpustakaan akan dengan mudah ditinggalkan para penggunanya jika hanya berfungsi sebagai gudang buku dengan staf yang tidak bergairah alias tanpa greget. Pustakawan sering terjebak dan terkungkung pada rutinitas pekerjaan fisik tanpa ada keinginan untuk mengembangkan diri dan belajar bagaimana mengolah dan memanfaatkan seluruh informasi yang dimiliki perpustakaan. Hal tersebut tentu akan menguatkan citra perpustakaan sekedar sebagai museum buku tanpa memberi nilai lebih terhadap informasi yang dikandungnya.

c.       Gedung/Ruang Perpustakaan. Perpustakaan tidak saja sebagai tempat untuk mencari informasi bagi orang yang akan melakukan penelitian, membuat karya tulis, makalah, tugas kuliah, membuat artikel, feature, tetapi juga sebagai tempat untuk bersantai, refreshing, rekreasi (otak) bagi pengunjungnya. Oleh karena itu perpustakaan harus menjadi tempat yang menyenangkan, memberi inspirasi, menciptakan karya, menuangkan gagasan, sehingga perlu dibuat suasana yang nyaman dan aman. Kondisi nyaman dan aman perlu dibentuk, mengingat salah satu fungsi perpustakaan adalah sebagai tempat untuk rekreasi, yang semestinya perlu membuat rancangan interior perpustakaan secara matang.

d.      Koleksi Bahan Pustaka Yang Terbatas.  Pengadaan bahan pustaka baru sangat berguna untuk menyegarkan koleksi bahan pustaka yang ada, sekaligus untuk menggantikan bahan pustaka yang sudah kadaluwarsa untuk distock opname. Selain itu, masalah yang sering muncul adalah penyusunan judul buku untuk perpustakaan yang lebih mengedepankan mentalitas proyek dengan mengambil judul buku hanya dari satu penerbit yang memberikan komisi tertinggi. Atau perpustakaan hanya pasrah seratus persen kepada toko/distributor buku untuk pengadaan bahan pustaka. Model pengadaan buku yang demikian hanya akan menghasilkan “perpustakaan yang membodohkan”.

e.       Belum termanfaatnya perpustakaan sebagai ruang kegiatan masyarakat. Perpustakaan harus bertransformasi, kalo dulu hanya layanan baca, sekarang itu lebih pada kegiatan yang meningkatkan partisipasi masyarakat. Jadi bukan hanya sebagai tempat baca saja, tapi juga tempat berkegiatan dengan harapan perpustakaan memang benar-benar jadi pusat informasi.

2.      Bidang Kearsipan

a.       Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Dengan belum atau kurang dipahaminya pengertian terhadap pentingnya arsip, mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai, dan akhirnya tugas-tugas di bidang kearsipan dipandang rendah.

b.       Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi. Hal ini terbukti dengan dengan adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang diperlukan, bahkan banyak yang beranggapan cukup dipenuhi pegawai yang berpendidikan rendah. Pegawai kearsipan yang kurang cakap dan kurang terbimbing secara teratur mengakibatkan tidak dapat mengimbangi perkembangan dalam pengarsipan dokumen aset.

c.       Kerusakan arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan, maupun oleh kerusakan yang disebabkan oleh hal-hal di luar kemampuan manusia untuk mencegahnya (Force Majeure), seperti bencana alam, kerusakan, dan sebagainya.

BAB III

ANALISIS PERMASALAHAN DAN ALTERNATIF KEBIJAKAN

A.           ANALISIS PERMASALAHAN

1.             Bidang Perpustakaan

Perpustakaan yang ideal pada dasarnya adalah sebuah perpustakaan yang mampu memberdayakan masyarakat. Perpustakaan yang mampu melakukan revolusi minat baca pada masyarakat. Mampu mengubah karakter masyarakat dari tidak suka membaca menjadi suka membaca.  Mengubah masyarakat tuna informasi menjadi masyarakat yang berliterasi atau melek informasi.

Perpustakaan perlu bertransformasi menjadi layanan berbasis inklusi sosial. Hal itu dilakukan untuk mewujudkan masyarakat yang berliterasi dan meningkatkan peran literasi untuk kesejahteraan. Pelayanan inklusi perpustakaan perlu dirancang kembali agar memiliki kebermanfaatan yang tinggi bagi masyarakat. Sebab literasi dan masyarakat yang literate merupakan puncak pencapaian dari suatu proses panjang pendidikan yang ditempuh masyarakat. Jadi pelayanan perpustakaan berbasis inklusi sosial harus berkomitmen meningkatkan kualitas hidup pengguna perpustakaan.

Perpustakaan harus dapat berperan sebagai gerbang informasi (information gateways) dengan perangkat yang dimiliki. Dengan demikian kegiatan perpustakaan tidak hanya mengelola informasi yang dimiliki, melainkan juga memberi kemudahan para pengguna untuk mengakses dan memanfaatkan informasi tersebut. Kandungan informasi dalam perpustakaan harus dikelola sedemikian rupa sehingga tidak hanya menjadi rekaman informasi belaka. Informasi yang dimiliki diharapkan dapat dikelola maupun dikemas dengan menarik (edutainment) sehingga setiap pengguna merasa puas dengan layanan perpustakaan.

2.              Bidang Kearsipan

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Arsip merupakan suatu benda yang dapat dikatakan sangat penting bagi suatu instansi, terutama arsip yang memiliki bobot kepentingan dan nilai-nilainya yang tinggi bagi instansi.

Dalam kronologi instansi tentu saja bukanlah suatu perjalanan yang singkat atau diperuntukkan jangka pendek, melainkan untuk kronologi yang terus menerus dan berkelanjutan. Mengingat akan pentingnya arsip maka perlu adanya pengelolaan arsip, penataan arsip atau juga dikenal dengan manajemen kearsipan yang tepat dan efesien sehingga dapat menjamin ketersediaan informasi secara cepat, tepat, lengkap dan berkualitas.

Pengelolaan arsip harus memperhatikan sistem yang paling sesuai dengan keadaan suatu instansi, dengan penataan arsip yang tepat akan memudahkan dalam penemuan kembali arsip. Meskipun arsip berperan penting dalam suatu instansi tapi sampai saat ini pengelolaan arsip yang baik seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Masih banyak arsip yang ditemui dalam keadaan tertumpuk didalam gudang maupun disekitar ruangan kerja sehingga arsip tersebut mudah rusak dan sulit untuk ditemukan. Kurangnya kesadaran dari diri pegawai akan pentingnya arsip, kurangnya tenaga ahli dibidang arsip atau keterbatasan sarana dan prasarana yang menjadi salah satu alasan menjadi buruknya pengelolaan arsip.

B.            ALTERNATIF KEBIJAKAN

1.               Bidang Perpustakaan

a.      Pemanfaatan Teknologi Informasi Perpustakaan.

Trend perpustakaan modern yang berbasis teknologi informasi telah menjadi tuntutan global. Orientasi layanan prima dan distribusi akses informasi yang lebih luas berbasis kecanggihan teknologi menjadi visi masa depan perpustakaan. Perpustakaan harus bertransformasi ke dalam bentuk perpustakaan maya (virtual library), perpustakaan tanpa dinding (library without wall), bahkan perpustakaan digital (digital library). Koleksi perpustakaan pun dilengkapi dengan koleksi cetak hingga elektronik dengan piranti teknologi termutakhir seperti DVD (Digital Versatiel Disc). Perpustakaan tidak sekedar berfungsi sebagai tempat yang asyik bagi para kutu buku melainkan juga sebagai gerbang dan akses layanan informasi bagi masyarakat luas.

b.     Memiliki desain ruang yang menarik. Selama ini ruang perpustakaan terkesan sebagai ruang yang serius dan kaku. Padahal perpustakaan dapat didesain dengan menarik dan terkesan santai. Perpustakan dapat menghadirkan ruang rapat, ruang komputer dan audio, mengintegrasikan  antara ruang baca dengan  galeri seni, café serta menyediakan bagian referensi tentang musik serta menyediakan ruang khusus untuk anak-anak .

c.       Memiliki koleksi yang variatif sesuai keinginan pemustaka. Memasuki dunia 4.0 sangat penting bagi perpustakaan untuk mengikuti trend dunia agar dapat meningkatkan kualitas perpustakaan. Perpustakaan harus melakukan survey kebutuhan pemustaka, harus rajin mendengar masukan dari pemustaka terkait koleksi bahan pustaka sehingga pemustakan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang mampu meningkatkan produktivitasnya.

d.      Peningkatan kualitas dan kuantitas pustakawan. Pustakawan sebagai unjung tombak penggerak literasi diharapkan mampu menjadikan perpustakaan sebagai tempat masyarakat mencari informasi maupun mengembangkan potensi-potensi lainnya yang berdampak meningkatkan kemampuan dan kompetensi dalam meningkatkan perekonomian masyarakat secara signifikan.

Pustakawan harus memahami kekuatan lokal dan menjadikannya sebagai program pemberdayaan masyarakat dalam meningkatkan kemampuan ekonomi dan industri.

Pemerintah perlu menyelesaikan masalah ini dengan mengangkat pustakawan kontrak, serta memberikan/mengirimkan pustakawan ke berbagai pelatihan perpustakaan.

e.       Mempunyai layanan yang berkualitas. Perpustakaan selain menyediakan sumber-sumber bacaan untuk menggali informasi dan pengetahuan juga wajib memfasilitasi masyarakat dengan berbagai kegiatan pelatihan dan keterampilan, yang bertujuan untuk pemberdayaan sosial-ekonomi masyarakat.

Ragam layanan antara lain :

-          Membentuk klub pembaca. Perpustakaan dapat memfasilitasi pembentukan kelompok pembaca, klub buku, kelompok penggemar buku, maupun kelompok diskusi berdasarkan selera pembaca terhadap buku-buku tertentu.

-          Membentuk klub penulis. Pembukaan layanan khusus tentang kepenulisan ini sangat penting, mengingat budaya menulis merupakan tindak lanjut dari budaya membaca yang menjadi misi perpustakaan. Mengembangkan budaya baca tanpa diikuti dengan budaya tulis, ibarat “membangun rumah tanpa atap”, sangat rentan terhadap terpaan angin budaya lainnya.

-          Membuka layanan lifeskill/kecakapan hidup. Hal ini dapat ditempuh dengan membuka aneka kursus di perpustakaan. Kursus komputer, Bahasa Inggris, jarimatika/sempoa, dan lainnya akan menjadi menu layanan yang menyenangkan di perpustakaan.

-          Membuka layanan galeri seni budaya. Perpustakaan dapat menjadi salah satu pusat kebudayaan masyarakat dengan menggelar secara periodik seni tari, musik, teater, mendongeng (story telling) dan puisi.

-          Membuka layanan pameran. Perpustakaan dapat menjadi salah satu pusat layanan pameran secara berkala produksi hasil karya masyarakat pengguna perpustakaan.

11

 

2.      Bidang Kearsipan

a.         Menggunakan sistem penyimpanan yang tepat dan sesuai. Masing-masing sistem pengarsipan mempunyai spesifikasi tersendiri.

b.         Manyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan teknologi.

c.         Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya.

d.        Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang memadai, misalnya dengna menggunakan bon peminjaman arsip yang lazim disebut sebagai Out Slip.

BAB IV

KESIMPULAN

A.           KESIMPULAN

1.       Bidang Perpustakaan

-        Perpustakaan berbasis inklusi sosial merupakan upaya meningkatkan akses kepada masyarakat agar mendapatkan informasi yang mereka butuhkan. Sehingga terjadi proses belajar yang mendorong kreativitas dan inovasi agar menjadi produktif, bagi kesejahteraan masyarakat itu sendiri.

2.         Bidang Kearsipan

-           Dokumen-dokumen penting atau arsip harus disimpan dengan sebaik-baik mungkin, agar jika arsip di butuhkan kembali dapat ditemukan dengan mudah dan cepat sehingga pelayanan yang diberikan menjadi lebih efektif.

Catatan : Kalau Anda perlu artikel ini silakan ambil, kami sudah niatkan sedekah